כמעט כל פעולה בחיינו המודרניים כרוכה בפרוצדורה בירוקרטית, רצוי בשלושה עותקים. בעולם שבו הבירוקרטיה חוגגת והניירת מצטברת, ארכיון ממוחשב הוא הפתרון האידיאלי.
כל הניירת הזאת
יערות גשם רבים קיפחו את חייהם על מזבח הניירת. זו האחרונה נערמה ועמה גם הקשיים הנלווים לגניזתה היעילה.
מלבד פגעי הזמן הבלתי נמנעים ושטחי האחסון היקרים שארכיון מצריך, הרי שגם יעודו המקורי, הדורש שליפה נוחה ומהירה של החומר הגנוז, איבד מיעילותו.
ארכיון ממוחשב נותן מענה לא רק לצרכים בסיסיים אלה, אלא גם לצרכים חדשים שיצרה המציאות המשתנה ללא הרף.
ארכיון ממוחשב ביתי
מיום היוולדנו אנו צוברים מסמכים – החל בתעודת הלידה שלנו, דרך תעודות, חשבונות ומכתבים. הקלסרים הגדולים בהם מתויקת הניירת (במקרה הטוב) מהווה מעין ספר “אוטו-בירוקרטי” והמסמכים מהווים נקודות ציון בדרך.
לא פעם אנו מגלים בלב שבור כיצד מכתבי האהבה מהתיכון כורסמו על ידי מזיקים ואבק מכסה את הנוסטלגיה הפרטית שלנו.
הפתרון היעיל ביותר הוא סריקה של המסמכים והעלאתם לרשת האינטרנט. תיוק כזה מאפשר ליצור ארכיון ממוחשב מסודר שהמידע בו מחולק לפי נושאים ותקופות.
חיפוש אחר מסמך לפי הקריטריונים באופן שצוין לעיל, הוא פשוט מחיטוט בניירת מתפוררת, ויעיל בהרבה.
פשוט חייבים גיבוי!
כיום, ישנן חברות המציעות שירותי ארכיון ממוחשב, הן לאנשים פרטיים והן לחברות גדולות. במקרים בהם ברשותו של אדם מסמכים פרטיים בעלי אופי סודי, חברה שכזו היא פתרון האחסון האמין והדיסקרטי ביותר.
חברות גדולות המתמודדות גם כך עם משאבי מקום מוגבלים משתמשות בשירותיהן של חברות אלו לטיפול בכמויות הניירת, הזקוקים גם לסריקה, שליחה, שליפה ואפילו השמדה בעת הצורך.
חברות רבות לשירותי ארכיב מציעות מקום אחסון, ויוצרות לך ארכיון מסמכים פרטי משלך, מבלי שתצטרך לדאוג לתחזוקת המקום, וכן מבלי שהדבר יגזול שטח משרד או בית. בנוסף לאחסון, תוכל לבצע פעולות נוספות, כגון סריקת מסמכים, שליפה של חומר ושליחתו.
אחד היתרונות הגדולים של ארכיון ממוחשב הוא ההבטחה לגיבויים רבים ככל האפשר של הניירת החשובה, בכל האמצעים הדיגיטליים המוכרים לנו כיום.
שלבי הגניזה
חברות המציעות שירותי ארכיון ממוחשב מתמחות בסריקה איכותית של המסמכים ברמת רזולוציה מרבית.
הארכיון הוירטואלי שנוצר יכול לשמש אתכם במחשב הפרטי שלכם או על גבי כרטיס זיכרון, כך שתוכלו לשלוף את המסמך הרלוונטי לכם בקלות וביעילות.
לאחר שהמסמכים עברו מיפוי ותיוק, תוכלו למצוא כל מסמך באמצעות שאילתא דרך תוכנה המצויה באינטרנט ולעקוב בכל רגע נתון אחר המסמכים החשובים לכם.
כיצד תדעו אם אתם זקוקים לארכיון ממוחשב?
אגירה של ניירת, כאמור, אינה משרתת את צרכינו.
כאשר עסק קטן מתחיל לגדול, מתגלה עד מהרה כי שטחי הארכיב באים על חשבון רווחת העובדים המצטופפים, לכן, רצוי לשכור שירותי ארכיב סמוך למועד פתיחת העסק. ארכיון ממוחשב הוא אחד המנופים לגדילה של העסק, תודות לארגון המסמכים באופן המסייע להתנהלות העבודה השוטפת להתקיים ביעילות.
אם העסק התחיל את דרכו ללא ארכיון ממוחשב אך מעוניין להעביר את המסמכים אליו, ישנן כמה פעולות מקדימות שיש לבצע:
ראשית, יש לתייק את החומרים באופן מסודר, רצוי לפי תאריכים ונושאים. כך, גם החברה המספקת את שירותי הארכיון הממוחשב תוכל לסווג ביעילות ולשלוף אותם בעת הצורך בהתאם.
חשוב מאוד לגבות את המסמכים לפני אחסונם כדי למנוע אפשרות שקריסה של החברה החיצונית תוביל לקריסה של העסקים להם סיפקה שירותיה.
יתרונות נוספים של הארכיון הממוחשב
כאשר חברה מנהלת ארכיב פנימי, היא נאלצת לשכור כוח אדם לטיפול בתחזוקתו או מפעילה עובדים שעוסקים בכך נוסף על עיסוקם העיקרי, דבר הגוזל זמן ופוגם בפעילות השוטפת של עבודתם.
בנוסף, לכל ארכיב עלויות נלוות שנועדו לשמור על הניירת החשובה בתנאים אופטימאליים. בין היתר, על החברה להשקיע במדפים, בציוד לכיבוי אש, מערכת אזעקה ועוד. בנוסף, עלויות התחזוקה אינן זניחות כלל ומצריכות ניקוי והדברה תכופים.
ארכיון ממוחשב
