במשך שנות קיומו של הצ'ק עברו עליו מספר שלבים אבולוציוניים. חלק מן התהליכים חייבו את השטר המוכר לשנות גם את מערך הנפקתו. גולת הכותרת של השינוי היא הצ'קים הממוחשבים, שהכריזו על מהפכה של ממש בתחום הדפסת צ'קים.
צ'קים הם צ'קים הם צ'קים?
פנקסי הצ'קים הם אמצעי תשלום נפוץ, והשימוש בהם מוכר וידוע לכל. לעומתם, צ'קים ממוחשבים הם תוצר פיתוח של השנים האחרונות.
קיימים מספר הבדלים בין הצ'קים ה"רגילים" לאלו הממוחשבים. ראשית, הצ'קים הממוחשבים לא מונפקים על ידי הבנק. הדפסת צ'קים אלו מתבצעת במדפסת לייזר ביתית או משרדית, כשאת התוכן שיופיע על גבי הצ'ק לא ממלאים ידנית כי אם באמצעות תוכנות להנהלת חשבונות.
הנהלת חשבונות וניהול הצ'קים
צ'קים ממוחשבים הם חלק בלתי נפרד מהתפתחותן של התוכנות להנהלת חשבונות וקשורות בהן קשר הדוק. מרבית התוכנות לניהול חשבונות עוסקות בכל הנושאים הכספיים להם נדרש בעל העסק, ומטפלות ביישומן היעיל. אם ישנן קופות רושמות בעסק התוכנות הללו מצויות עמן בסנכרון מלא, ואמונות על ההיבטים הנוגעים להפקדות המזומנים ועל הסכומים השוטפים הנכנסים לבית העסק. בנוסף, תוכנות אלה מנפיקות טפסים למטרות שונות, החל מהדפסת חשבוניות וכלה בקבלות, כמו גם ניהול מעקב אחר צ'קים חוזרים. לצד פעילות זו מנפיקות התוכנות להנהלת חשבונות דו"חות שוטפים החשובים להתנהלותו התקינה של העסק ולצמיחתו העתידית. התוכנות המתקדמות אמונות גם על הדפסת צ'קים ממוחשבים, המשמשים לתשלום עבור הספקים השונים.
הדפסת צ'קים עצמית: כל היתרונות
התוכנות להנהלת חשבונות מאפשרות הדפסת צ'קים באופן עצמאי. בתהליך זה של הדפסת צ'קים, מונפקים אלו האחרונים תוך סנכרון עם תזרים המזומנים ללא צורך בעדכון נפרד.
בנוסף, הדפסת צ'קים במשרד חוסכת את מעורבותו של גורם מתווך – הבנק, למשל – ובכך חוסכת עלויות ומונעת אפשרות של זיופים וניצול לרעה.
יתרון נוסף שאין להקל בו ראש הוא השחרור מן הצורך להחזיק בבית העסק עצמו כמויות של צ'קים המועדים לגניבה. למעשה, הדפסת צ'קים במועד שבו מתעורר בהם צורך, מאפשרת מסירה מיידית לגורם הנכון.
היתרון המשמעותי ביותר של הדפסת צ'קים ממוחשבים הוא השימוש בנייר מיוחד, מוגן ומאובטח באמצעים רבים, כך שזיופם הופך לבלתי אפשרי כמעט.
אמנות אבטחת הצ'ק
אמצעי ההגנה הננקטים בכל הנוגע להדפסת צ'קים ממוחשבים הם רבים ומפתיעים.
כך למשל, הדפסת צ'קים ממוחשבים מתבצעת על ידי דיו מיוחד הנעלם בשעה שמצלמים את הצ'ק במכונת צילום. כמו כן, מוטבעים על הנייר פס מגנטי מיוחד, הולוגרמות וצבעים אולטרא סגולים בלתי נראים. בנוסף, משלבים בנייר שבבי מתכת ואפילו משדרי רדיו זעירים.
ניתן לרכוש מבתי דפוס נייר הדפסה מיוחד שהוטמעו בו אמצעי ההגנה שפורטו.
מהפכת הצ'קים הממוחשבים
כשהעסק יוצא לדרך עצמאית בכל הנוגע להדפסת צ'קים, עליו להצטייד בהתאם באביזרים ובמרכיבים הנחוצים לשם הנפקה שוטפת ונטולת תקלות.
ראשית, על תוכנת הנהלת החשבונות בה משתמש בית העסק להיות בעלת המודול המתאים להפקת צ'קים ממוחשבים.
שנית, יש לרכוש טונר המותאם ליצירת הפס המגנטי המופיע על הצ'ק, כיוון שבאופן זה הופך הנייר עליו מודפס הצ'ק לנייר מאובטח. בנוסף, את ההדפסה עצמה יש לבצע במדפסת לייזר ועל גבי נייר מיוחד, המותאם לצורך הדפסת צ'קים ממוחשבים.
התוכנה להנהלת החשבונות מאפשרת מילוי של השדות הדרושים בצ'ק במקומות הרלוונטיים כולל סימון אזור התלישה המיועד, ובשילוב עם נייר המותאם לתוכנה שסופק על ידי בית דפוס, מובטח דיוק במיקום השדות על גבי הנייר בעת ההדפסה בפועל.
התאמה משולבת זו היא אמצעי הגנה נוסף למניעת זיופים וגניבות.
הדפסת צ'קים
