הרכבת סידור עבודה היא אחד האתגרים המסובכים ביותר שמונחים לפתחם של מעסיקים ומחלקות לניהול משאבי אנוש. שיבוץ עובדים בתפקידים רלבנטיים, תוך כדי התייחסות לשורה ארוכה של פרמטרים קבועים ובלתי צפויים כאחד, הופכים את מלאכת הסידור לפאזל שדורש דיוק רב. זאת, מן הטעם הפשוט שהרכבת סידור עבודה בחוסר מקצועיות גוררת השלכות על הארגון ברמה הרוחבית והאופקית. החל מניצול לא חכם של כוח האדם בארגון, דרך פגיעה בשגרת העבודה, וכלה בחוסר יכולת לבצע מעקב אנליטי מקצועי על התנהלות והתייעלות.
סידור עבודה בעולם של Big Data
בדומה למערכות רבות אשר משמשות לניהול מידע בעסקים, סידורי עבודה עברו בשנים האחרונות תהליך עקבי ומתמשך של דיגיטליזציה. יותר ויותר מעסיקים נעזרים בתוכנות ובפלטפורמות ווירטואליות לטובת הרכבת סידורי עבודה, והדברים נכונים הן לגבי ארגונים קטנים ובינוניים והן לחברות גדולות ותאגידים רחבי היקף. תוכנות להרכבת סידור עבודה נהנות מפופולאריות רבה והאפקטיביות שלהן נמצאת כל הזמן במגמת שיפור.
בעולם של Big Data, אשר מאפשר ניתוח מהיר ואיכותי של כל צרכי העסק ברמת זמינות מיידית, ניהול סידור עבודה באמצעות תוכנה מתוחכמת הוא ממש צו השעה. היתרונות אשר מקופלים מאחורי תוכנות סידורי עבודה מבוססים על כך שהן מאפשרות מצד אחד התאמה לארגון, ומצד שני התמודדות עם אתגרים בלתי צפויים במהירות. למשל, שיבוץ עובדים זמני לאור משימות פרטניות, החלפת עובדים ותפקידים, ניתוח צרכים לאורך זמן, חיסכון בשעות עבודה מיותרות, דיווח שוטף למעסיק אודות כוח האדם ועוד.
אם בעבר מנהלי משאבי אנוש ואחראיים על כוח אדם בארגון היו מבלים שעות מול עמודי אקסל או טבלאות נייר, ויצירת סידור עבודה הייתה מלאכה ב”עבודת יד”, כיום תוכנות לניתוח מערכות וניהול בארגונים מספקות את הסחורה. בזריזות, ביעילות ועם מינימום טעויות.
עוזר גם לעובדים
סידור עבודה חכם עוזר לא רק לעסק אלא גם לעובדים. העובדים יכולים לקבל מידע בלחיצת כפתור או במגע יד על ידי הטלפון הנייד. ככל שהם מעוניינים לברר פרטים או רוצים לערוך שינויים בסידור, הם (בדרך כלל) לא חייבים לעשות זאת ישירות מול המנהל הישיר או מחלקת משאבי אנוש. כך גם לגבי החלפות בין עובדים או בקשות מיוחדות לגבי חופשות, חגים וכדומה.
העיקרון הוא פשוט. העובדים מזינים את דרישותיהם לגבי סידור העבודה הצפוי, ותוכנה מקצועית מבקרת את הפלט הסופי בהתאם לדרישותיהם. התקלות והטעויות קטנות בהתאמה. שימו לב, גם בעולם של Big Data, כאשר סידורי עבודה מופקים באמצעים טכנולוגיים, טביעת ידו של מנהל משאבי אנוש עדיין רלבנטית. מנהל משאבי אנוש, כשמו כן הוא, מכיר את העובדים ברמה האנושית ולא רק דרך המספרים היבשים. כמעט תמיד דרוש אפיון אנושי שיביא את סידור העבודה לרמת גימור מושלמת.
עקרונות בולטים בהרכבת סידור עבודה
למרות שהרכבת סידורי עבודה הפכה למשימה פשוטה ונוחה בזכות תוכנות ייעודיות, חשוב לזכור את האלמנטים והעקרונות שמובילים כל סידור עבודה אפקטיבי ואיכותי. אלה הם (בקליפת אגוז) – איסוף נתונים מהעובדים במועד המוקדם ביותר, ניתוח צרכי הארגון ברמה השוטפת והפרטנית, ניתוח הסידור לפי הוראות חוק או “חוקיות פנימית” (לדוגמה, הגבלת שעות נוספות על ידי המעסיק, תקציב חודשי/שנתי וכדומה), הנפקת סידור עבודה זמן מה מראש והתמודדות עם שינויים בלתי צפויים או בקשות חדשות מצד העובדים/הארגון.
סידור עבודה הוא אחד העקרונות המרכזיים שעומדים מאחורי סדר בעבודה. בימינו, תוכנות מתקדמות עומדות לצדם של מנהלי משאבי אנוש ומסייעות להם לנתח את מלוא הנתונים הרלבנטיים לכדי יצירת סידורי עבודה בסטנדרטים גבוהים במיוחד. מדובר אפוא בחיבור מדהים בין תוכנות מחשב מתקדמות לידע אנושי ואינטליגנציה רגשית. כל זאת לכדי מתכון מנצח.
סידור עבודה
