טכנולוגיה – קרא! https://www.kra.co.il/category/טכנולוגיה/ קראו מאמרים אינפורמטיביים, תוכן מקורי, מידע וטיפים במגוון רחב של נושאים Tue, 12 Apr 2022 08:42:16 +0000 he-IL hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.8.1 תלוש משכורת https://www.kra.co.il/%d7%aa%d7%9c%d7%95%d7%a9-%d7%9e%d7%a9%d7%9b%d7%95%d7%a8%d7%aa/ Wed, 04 Nov 2015 15:48:47 +0000 http://www.kra.co.il/?p=1674 שעון נוכחות https://www.kra.co.il/%d7%a9%d7%a2%d7%95%d7%9f-%d7%a0%d7%95%d7%9b%d7%97%d7%95%d7%aa/ Mon, 02 Nov 2015 14:20:45 +0000 http://www.kra.co.il/?p=1668 ארכיון ממוחשב https://www.kra.co.il/%d7%90%d7%a8%d7%9b%d7%99%d7%95%d7%9f-%d7%9e%d7%9e%d7%95%d7%97%d7%a9%d7%91/ Wed, 12 Sep 2012 11:39:47 +0000 http://www.kra.co.il/?p=1293

כמעט כל פעולה בחיינו המודרניים כרוכה בפרוצדורה בירוקרטית, רצוי בשלושה עותקים. בעולם שבו הבירוקרטיה חוגגת והניירת מצטברת, ארכיון ממוחשב הוא הפתרון האידיאלי.

כל הניירת הזאת

יערות גשם רבים קיפחו את חייהם על מזבח הניירת. זו האחרונה נערמה ועמה גם הקשיים הנלווים לגניזתה היעילה. מלבד פגעי הזמן הבלתי נמנעים ושטחי האחסון היקרים שארכיון מצריך, הרי שגם יעודו המקורי, הדורש שליפה נוחה ומהירה של החומר הגנוז, איבד מיעילותו. ארכיון ממוחשב נותן מענה לא רק לצרכים בסיסיים אלה, אלא גם לצרכים חדשים שיצרה המציאות המשתנה ללא הרף. [caption id="attachment_1296" align="alignleft" width="225"]ארכיון ממוחשב ארכיון ממוחשב[/caption]

ארכיון ממוחשב ביתי

מיום היוולדנו אנו צוברים מסמכים – החל בתעודת הלידה שלנו, דרך תעודות, חשבונות ומכתבים. הקלסרים הגדולים בהם מתויקת הניירת (במקרה הטוב) מהווה מעין ספר "אוטו-בירוקרטי" והמסמכים מהווים נקודות ציון בדרך. לא פעם אנו מגלים בלב שבור כיצד מכתבי האהבה מהתיכון כורסמו על ידי מזיקים ואבק מכסה את הנוסטלגיה הפרטית שלנו. הפתרון היעיל ביותר הוא סריקה של המסמכים והעלאתם לרשת האינטרנט. תיוק כזה מאפשר ליצור ארכיון ממוחשב מסודר שהמידע בו מחולק לפי נושאים ותקופות. חיפוש אחר מסמך לפי הקריטריונים באופן שצוין לעיל, הוא פשוט מחיטוט בניירת מתפוררת, ויעיל בהרבה.

פשוט חייבים גיבוי!

כיום, ישנן חברות המציעות שירותי ארכיון ממוחשב, הן לאנשים פרטיים והן לחברות גדולות. במקרים בהם ברשותו של אדם מסמכים פרטיים בעלי אופי סודי, חברה שכזו היא פתרון האחסון האמין והדיסקרטי ביותר. חברות גדולות המתמודדות גם כך עם משאבי מקום מוגבלים משתמשות בשירותיהן של חברות אלו לטיפול בכמויות הניירת, הזקוקים גם לסריקה, שליחה, שליפה ואפילו השמדה בעת הצורך. חברות רבות לשירותי ארכיב מציעות מקום אחסון, ויוצרות לך ארכיון מסמכים פרטי משלך, מבלי שתצטרך לדאוג לתחזוקת המקום, וכן מבלי שהדבר יגזול שטח משרד או בית. בנוסף לאחסון, תוכל לבצע פעולות נוספות, כגון סריקת מסמכים, שליפה של חומר ושליחתו. אחד היתרונות הגדולים של ארכיון ממוחשב הוא ההבטחה לגיבויים רבים ככל האפשר של הניירת החשובה, בכל האמצעים הדיגיטליים המוכרים לנו כיום.

שלבי הגניזה

חברות המציעות שירותי ארכיון ממוחשב מתמחות בסריקה איכותית של המסמכים ברמת רזולוציה מרבית. הארכיון הוירטואלי שנוצר יכול לשמש אתכם במחשב הפרטי שלכם או על גבי כרטיס זיכרון, כך שתוכלו לשלוף את המסמך הרלוונטי לכם בקלות וביעילות. לאחר שהמסמכים עברו מיפוי ותיוק, תוכלו למצוא כל מסמך באמצעות שאילתא דרך תוכנה המצויה באינטרנט ולעקוב בכל רגע נתון אחר המסמכים החשובים לכם.

כיצד תדעו אם אתם זקוקים לארכיון ממוחשב?

אגירה של ניירת, כאמור, אינה משרתת את צרכינו. כאשר עסק קטן מתחיל לגדול, מתגלה עד מהרה כי שטחי הארכיב באים על חשבון רווחת העובדים המצטופפים, לכן, רצוי לשכור שירותי ארכיב סמוך למועד פתיחת העסק. ארכיון ממוחשב הוא אחד המנופים לגדילה של העסק, תודות לארגון המסמכים באופן המסייע להתנהלות העבודה השוטפת להתקיים ביעילות. אם העסק התחיל את דרכו ללא ארכיון ממוחשב אך מעוניין להעביר את המסמכים אליו, ישנן כמה פעולות מקדימות שיש לבצע: ראשית, יש לתייק את החומרים באופן מסודר, רצוי לפי תאריכים ונושאים. כך, גם החברה המספקת את שירותי הארכיון הממוחשב תוכל לסווג ביעילות ולשלוף אותם בעת הצורך בהתאם. חשוב מאוד לגבות את המסמכים לפני אחסונם כדי למנוע אפשרות שקריסה של החברה החיצונית תוביל לקריסה של העסקים להם סיפקה שירותיה.

יתרונות נוספים של הארכיון הממוחשב

כאשר חברה מנהלת ארכיב פנימי, היא נאלצת לשכור כוח אדם לטיפול בתחזוקתו או מפעילה עובדים שעוסקים בכך נוסף על עיסוקם העיקרי, דבר הגוזל זמן ופוגם בפעילות השוטפת של עבודתם. בנוסף, לכל ארכיב עלויות נלוות שנועדו לשמור על הניירת החשובה בתנאים אופטימאליים. בין היתר, על החברה להשקיע במדפים, בציוד לכיבוי אש, מערכת אזעקה ועוד. בנוסף, עלויות התחזוקה אינן זניחות כלל ומצריכות ניקוי והדברה תכופים.]]> חתימה אלקטרונית https://www.kra.co.il/%d7%97%d7%aa%d7%99%d7%9e%d7%94-%d7%90%d7%9c%d7%a7%d7%98%d7%a8%d7%95%d7%a0%d7%99%d7%aa/ Sun, 20 May 2012 16:11:21 +0000 http://www.kra.co.il/?p=1217

[caption id="attachment_1240" align="alignleft" width="283"]חתימה אלקטרונית חתימה אלקטרונית[/caption] בעידן התקשורת המקוונת, כשעסקאות נחתמות בין אנשי חברות שלא נפגשו מעולם והליכים בירוקרטיים מתבצעים מול מסך המחשב, חתימה אלקטרונית היא המקבילה לחתימה פיזית כפי שהכרנו עד היום.

היישות האלקטרונית

חתימה היא חלק מהגדרת זהות. מומחים בתחום כתב היד מפליאים לנתח את המיצג המינימליסטי החתום, ולייחס לבעליו תכונות, כמו גם לשרטט קווים לאישיותו. השימוש בחתימה הפיזית הוא סימן ההיכר של החותם ומהווה כלי לזיהויו, כמו גם להתחייבותו לתוכן המסמך עליו חתם. חתימה אלקטרונית מקבילה לחתימה ידנית בכלי כתיבה, דרך חיבור של מידע דיגיטלי לזהות ספציפית. חתימה אלקטרונית היא, למעשה, הגדרה כללית לאמצעי המשויך למדיום אלקטרוני, שבאפשרותו להפיק ולאמת מידע, כמו למשל: תמונות, סמלים או צלילים. ראשיתה של הכנת חתימה אלקטרונית באלגוריתם שנועד ליצור הן את מפתחות החתימה והן את מפתחות האימות שלה. פונקציה נוספת תאמת את תקינותה של החתימה. ה"מפתח הפרטי" הינו קוד הכולל רצף מוצפן של מספרים, המזהה את חותם המסמך בבלעדיות. ה"מפתח ציבורי" נוצר בתהליך מתמטי כנגזרת מן המפתח הפרט, ומהווה קוד של החותם, אותו ניתן להעבירו לנמענים. אין אפשרות לשחזר את המפתח הפרטי דרך שימוש במפתח הציבורי.

חתימה אלקטרונית כאמצעי ייעול

בבתי עסק רבים מתנהלים עדיין תהליכים שונים באופן המבוסס על נייר. מעבר למורכבותו היחסית של כל תהליך מסוג זה, המלווה בסרבול ובאיטיות, הרי שמדובר בתהליך יקר. חתימה אלקטרונית מקצרת תהליכים בהרבה, מייעלת אותם וחוסכת את הצורך בהדפסה ובשימוש בנייר לצרכי חתימה ואישור.

מונעים זיופים

בשונה מחתימה ידנית רגילה, מצריכה חתימה אלקטרונית יחודיות ושוני עבור כל מסמך. פעולות העתקה והדבקה של מידע דיגיטאלי הן פשוטות עד כדי חוסר אפשרות לאבחן מי מהמסמכים הוא המקור ומי מהם הוא העותק. בתחום אבטחת המידע יש לחתימה דיגיטאלית מקום של כבוד בשל האפשרות שהיא פותחת לאמת את זהות מקורו של מסמך דיגיטאלי ולהבטיח את שלמותו, לצד מניעת התכחשות לתוכן וחותם זמן נוטריוני. ישומה של חתימה אלקטרונית מתבצע דרך הצפנה אסימטרית, כך שמאמת החתימה יכול להיות בטוח מעל לכל ספק בזהותו של החותם.

חוקי חתימה אלקטרונית

בישראל, הוגדר חוק חתימה אלקטרונית הקובע, כי חתימה אלקטרונית כמוה כתוכנה או מידע יחודי, שמטרתם ליצור סימן אלקטרוני מובהק המקושר למסר אלקטרוני, כך שיתאפשר זיהוי של בעל החתימה. חתימה אלקטרונית נחלקת לשני סוגים: הראשונה היא "חתימה אלקטרונית מאובטחת" והאחרת היא "חתימה אלקטרונית מאושרת". מן החתימה המאובטחת נדרש להבטיח קשר בין חתימה אלקטרונית מסוימת לאדם ספציפי. חתימה אלקטרונית מאושרת מצריכה גורם שלישי מאשר, המזהה את החותם על המסמך ומאבטח אותה דרך תעודה נלווית. החוק נועד להגביר את הוודאות בכל הקשור לפעולות המתבצעות בדרך אלקטרונית. בתנאים מסוימים, יש לחתימה האלקטרונית מעמד מועדף על פי נוסח החוק, אף יותר ממעמדה של חתימה ידנית.

מיתוג אישי דרך חתימה אלקטרונית

מיתוג הזהות שלנו ברחבי הרשת האינטרנטית מעידה על פעילותנו ומקדמת את האינטרסים העסקיים והאישיים שלנו. אחת הדרכים למנף מיתוג אישי ברשת היא דרך חתימה אלקטרונית אישית, המאפשרת לנו לעצב את המסרים שלנו בדרך גראפית. למעשה, זרעיה הראשונים של חתימה אלקטרונית אישית ניטעו בדואר האלקטרוני. חתימה אלקטרונית החלה להופיע בתחתית הפרופיל כשהיא מורכבת מהשם, מהגדרת התפקיד ואמצעי ההתקשרות לבעל הפרופיל. את החתימה האלקטרונית האישית ניתן להגדיר ולבצע בה הן שימוש אישי והן שימוש לפעילות עסקית ואף לצרפה כחותמת אישית ברשתות החברתיות בהן פעילים.  כיום, חתימה אלקטרונית אישית מהווה תחליף לכרטיסי הביקור המסורתיים.]]>